Добро пожаловать


Организация праздников и торжественных мероприятий, пожалуй, один из самых приятных и интересных видов бизнеса.

В нашей работе мы всегда стараемся удивить и порадовать гостей, подарить им отличное настроение.

Лучшая награда для нас – радость в глазах клиентов, их ощущение того, что праздник удался.

» О нас


Принципы организации праздника. Как организовать праздник своими силами, чтобы доставить радость всем гостям и вписаться в выделенный на это бюджет? Стоит ли передать эту задачу профессионалам? Не спешите ответить на этот вопрос и принять решение. Рассмотрим ситуацию, когда вам поручили организацию корпоративного мероприятия (чаще всего эту задачу поручают секретарю, офис-менеджеру или менеджеру по работе с персоналом). В среднем, чтобы качественно организовать корпоративное мероприятие, нужно 10–14 дней (если это празднование Нового года, потребуется минимум три недели). Нужно учитывать, что если корпоратив проводится в честь общенационального праздника, то количество заказов к этой дате постоянно растет, следовательно, чем ближе к празднику – тем сложнее найти свободный зал, ведущего, артистов и т.д. Кроме того, цены за перечисленное растут ближе к дате. Чтобы мероприятие прошло успешно, нужно определить промежуточные этапы его организации. Ниже описаны моменты, на которые стоит обратить внимание при планировании праздника.
Перед началом подготовки мероприятия, согласуйте с начальником или лицом, принимающим решение, следующие пункты:
Цель проведения корпоративного мероприятия. Если цель мероприятия – просто отдых и общение, проще всего сделать заказ в ресторане или кейтеринговой компании, обратив внимание на наши рекомендации по организации такого банкета. Если же мероприятие проводится для того, чтобы сформировать корпоративную культуру, повысить эффективность коммуникаций внутри коллектива – нужно позаботиться о специальной программе праздника. Тут нужно тщательно подойти к организации мероприятия как минимум с точки зрения психологии и менеджмента, ведь исход его проведения должен позитивно отразиться на дальнейшем результате работы компании. Будьте готовы столкнуться с многими трудностями во время подготовки и проведения праздника, но знайте, что в результате вы станете настоящим экспертом в этой сфере.
Бюджет для организации мероприятия – необходимый и доступный. Планируя бюджет, нужно:
• составить список участников мероприятия, обратив при этом внимание на соотношение мужчин и женщин;
• выбрать желаемое место проведения мероприятия;
• продумать предварительное меню банкета;
• продумать декоративное оформление и техническое обеспечение помещения;
• определить необходимость организованной транспортировки гостей и профессиональной фото– и видеосъемки;
• просчитать ориентировочную стоимость подарков и призов;
• ропределить необходимость освещения мероприятия в СМИ и Интернете.
Планируя мероприятие, решите, в каком формате вы хотите его провести. Он полностью зависит от целей мероприятия, вашей фантазии и доступных финансовых средств. Итак, форматы:
• банкет (шведский стол / фуршет) с культурно-развлекательной программой;
• пикник на природе;
• праздник на теплоходе (пароходе);
• праздник со спортивными играми и соревнованиями.
Если вы желаете провести более оригинальное мероприятие (например, костюмированный бал-маскарад, экстремальный праздник, праздник с национальными обрядами и т. д.), стоит обраться в специализированное event-агентство.
Как вы уже наверняка поняли, выбор места проведения мероприятия, равно как и его формат, во многом зависит от выделяемого для этого бюджета. Также стоит учесть половую и возрастную дифференциацию гостей, присутствие членов их семей и детей. Когда вы определите, кто будет присутствовать на мероприятии, вам будет гораздо легче выбрать место его проведения (офис, ресторан, клуб, загородный пансионат и т.д.).
План-сценарий мероприятия – необходимый элемент на этапе подготовки. Он содержит все составляющие праздника, перечень лиц, ответственных за отдельные его части, время работы каждого из них. На этом этапе решают вопрос о договорах-подрядах по тем частям мероприятия, которые требуют привлечения сторонних лиц. Договора закрывают актами о выполнении работ по окончанию мероприятия.
Детально прописанные сценарии праздников имеют не только свои преимущества, а и недостатки, ведь они практически всегда лишают участников мероприятия возможности импровизировать. Гораздо удобнее, особенно если в мероприятии задействовано большое количество людей, составить примерный сценарный план, который описывает основные этапы мероприятия, их последовательность и временной регламент. Этот план следует заранее продумать и предусмотреть несколько возможных вариантов развития событий, чтобы во время торжества не потерять главную «нить» и не оказаться в неприятной ситуации.
Если формат мероприятия требует присутствия ведущего (тамады), стоит заранее познакомиться с ним лично, рассказав как можно больше деталей о самом празднике и о приглашенных гостях. Успех мероприятия зависит от того, насколько хорошо ведущий «чувствует» аудиторию, умеет привлечь и задержать внимание и развлечь присутствующих.
Психологи утверждают, что лучше всего люди запоминают начало и конец мероприятий. Поэтому конец праздника обязательно должен быть своеобразной кульминацией, которая останется в памяти всех присутствующих. Так, можно организовать праздничный салют, выброс шаров с пожеланиями или раздачу печенья с предсказанием судьбы.
Завершающий штрих удавшегося праздника – доставка гостей от места проведения мероприятия до места развязки транспорта или до дома. После праздничного веселья, немного уставшие гости не должны задаваться вопросом о том, как же им добраться из ресторана или загородного клуба домой.
Ориентировочная схема плана-сценария праздничного мероприятия:
• определение акустических возможностей зала;
• определение способов художественного декорирования зала;
• выбор способа размещения гостей в зале (банкет, шведский стол, фуршет, кофе-брейк и т. д.);
• выделение места для работы сотрудников кейтеринговой службы, если вы пользуетесь их услугами;
• выделение помещения или места для переодевания артистов;
• составление плана и временного регламента всего сценария культурно-развлекательной программы;
• согласование порядка выноса и подачи блюд;
• решение вопроса о групповой транспортировке гостей, разработка схемы проезда к месту проведения мероприятия и парковки машин, решение вопроса с пропусками;
• проверка наличия удобств общего пользования (их количество и качество);
• выделение места размещения гардероба (если стационарный гардероб отсутствует);
• разработка маршрута разъезда транспорта;
• формирование общего регламента праздника;
• разработка плана размещения и описание функций охранной службы, если есть необходимость в ее услугах;
• проверка выбранной программы мероприятия на наличие элементов, которые способствуют формированию корпоративной культуры и активной коммуникации;
• определение и согласование с профессионалом лучших видовых точек для фото– и видеосъемки;
• при организации салюта – письменное согласование с пожарной службой места его проведения;
• при самостоятельной организации мероприятия – письменное согласование с представителями ресторана, клуба и т.д. необходимого количества сотрудников для обеспечения торжества (официанты, гардеробщик, электрик, сантехник и др.), условий и времени их работы;
• подбор полезных и памятных призов и подарков.

О нас


Студия тематических праздников, event агентство "Креатив" — проект, открывающий неограниченные возможности по организации частных и корпоративных стилизованных праздников. Мы будем рады знакомству и общению!

Организация праздничного мероприятия охватывает широкий комплекс действий. Это разработка концепции, написание сценария торжества, поиск и выбор ведущего для мероприятия, подбор шоу-программы, стилистическое и декоративное оформление места проведения мероприятия ... Александр Павлов, THAI Media. подробнее